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CURSOR-Partner ECOPLAN führt CRM-Anwendung bei der Hamburger Pensionsverwaltung e.G. ein

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Logo HPVDie Hamburger Pensionsverwaltung (HPV) bietet ihren Mitgliedern einen umfassenden Pensionsservice. Dieser beinhaltet nicht nur eine detaillierte und individuelle Beratung im Bereich der betrieblichen Altersvorsorge (bAV), sondern auch die Gestaltung von neuen Versorgungswerken und die Erstellung von Gutachten für die Bilanz und die Prognoserechnungen. Zudem verwaltet die HPV für ihre Mitgliedsunternehmen Anwartschaften und Renten, sowie komplette Pensions- und Unterstützungskassen. Zur Unterstützung dieser Aufgaben hat die HPV das auf CURSOR-CRM basierende ECOPLAN CRM eingeführt.

Zu den Mitgliedsunternehmen der HPV gehören unter anderem bekannte Unternehmen wie Aldi Nord, Bitburger, Coca-Cola Erfrischungsgetränke, Deichmann, Edeka Rhein-Ruhr, Ferrero, Kaufhof, Metro, Rossmann, Rotkäppchen, Saturn, Zott und rund 1.500 weitere.

Fotolia 38667893 c Andres-Rodriguez---Fotolia.com Der Auswahlprozess

Mit einem kurzen Blick auf den Auszug der Referenzen der HPV wird deutlich, dass unter anderem auch viele namenhafte und große Unternehmen zu den Mitgliedern der Pensionsverwaltung zählen. Im ersten Schritt sollte ein CRM-System eine Übersicht über die komplexen Geschäftsbeziehungen ermöglichen. Daraus resultiert die Möglichkeit, die Geschäftsprozesse der HPV an die variablen Adressstrukturen der Mitgliedsunternehmen anpassen zu können. Nicht nur die vielschichtigen Strukturen der Mitgliedsunternehmen, sondern auch eine Übersicht über die Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche innerhalb der HPV sollte den Mitarbeitern durch die Einführung eines CRM-Systems zur Verfügung stehen.
Gerade aufgrund der sensiblen Daten, mit denen die HPV täglich umgeht, war es im Auswahlprozess unerlässlich, dass das CRM-System durch interne IT-Mitarbeiter auf die individuellen Bedürfnisse der HPV angepasst werden kann. Somit kann auch auf sich ändernde Marktbedingungen durch die Organisation selbst flexibel reagiert werden.

Fotolia 4971059 150x150Schritt für Schritt

Da der Fokus der HPV darauf lag, dass die Entwicklungsleistung zum größten Teil intern erbracht wird, nahm ECOPLAN sehr stark eine beratende und coachende Rolle innerhalb des Projekts ein. Die Basis eines funktionierenden CRM-Systems sind die Adress- und Kontaktdaten. Im Hinblick auf die Abbildung komplexer Strukturen der Mitgliedsunternehmen wurde dies als erstes umgesetzt. Selbstverständlich umfasst das Adress- und Kontaktmanagement nicht nur Mitgliedsunternehmen der HPV. Auch Interessenten-, Lieferanten-, Dienstleister- und andere Adressen sind in ECOPLAN CRM hinterlegt.

Ein weiterer, wichtiger Punkt in der Umsetzung der CRM-Strategie bei der Hamburger Pensionsverwaltung war die Einbindung der Bestandssysteme. Nicht alles, was die Arbeit einer Pensionsverwaltung betrifft, kann über ein CRM-System abgebildet werden. Dank einer aktuellen Schnittstellentechnologie können so verschiedene Systeme miteinander verknüpft werden, wodurch ein doppelter Pflegeaufwand verhindert wird.

Ein Beispiel

© N-Media-Images - Fotolia 39815632Das System hilft dem Anwender, spezielle Daten durch die komplexe Unternehmensstruktur der Mitgliedsunternehmen hindurch suchen zu können. Aufgrund der Anbindung verschiedener Drittsysteme, wie beispielsweise dem Bestandsverwaltungssystem, wurden im CRM-System Geschäftsprozesse definiert und erstellt. Diese erleichtern die Zusammenarbeit der beiden Systeme. Betrachtet man beispielsweise den Geschäftsprozess der Abrechnung, sind verantwortliche Personen im CRM-System hinterlegt, deren Aufgabengebiet diese Vorgänge umfasst. Die Informationen eines Datensatzes im CRM-System werden dann per „Klick“ mit den Informationen des Bestandsverwaltungssystems ergänzt und dem zuständigen Bearbeiter weitergeleitet. So können die kumulierten Informationen vollständig zur weiteren Bearbeitung zum Beispiel an einen externen Dienstleister (in diesem Fall an ein Steuerbüro) übermittelt werden.

Die Zusammenarbeit

Die gute Kommunikation zwischen dem internen und dem Projektleiter der ECOPLAN GmbH ist die Basis für einen reibungslosen Projektablauf. Gerade im Hinblick darauf, dass sie die HPV für eine schrittweise Projektumsetzung entschieden hat, finden regelmäßige Projekt- und Statusbesprechungen statt. Auch im Hinblick auf die permanente Weiterentwicklung und Anpassung von ECOPLAN CRM profitieren beide Projektverantwortlichen von der offenen Arbeitsweise. In Zukunft werden somit noch weitere Prozesse der HPV mit Unterstützung von ECOPLAN CRM abgebildet werden.

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