Effektiveres Arbeiten dank integrierter Prozesse und Daten: smartes Immobilienmanagement mit HIPS

Das Team der Noema Cooperating (Foto: Noema)                  Die steigenden rechtlichen und administrativen Anforderungen an Immobilien-Gesellschaften machen fachgerechte Software-Lösungen wichtiger denn je. Eine Grundanforderung dabei: Die Zuverlässigkeit von Daten sowie ein zentraler Zugriff, der reibungslose Geschäftsprozesse möglich macht. An dieser Stelle möchten wir Ihnen daher ein aktuelles Projekt unseres slowenischen Partners Noema Cooperating vorstellen, das genau hier ansetzt.

Grundsätzlich werden Immobilien und insbesondere Immobilienfonds von einer Vielzahl unterschiedlicher Geschäftsanwendungen organisiert, die nur bedingt - oder schlimmstenfalls - gar keine Prozesse und Daten miteinander verbinden. Auch in Slowenien unterliegen staatliche sowie private Wohnbaufonds der Verwaltung durch öffentliche Behörden, wobei jede Immobilie über eigene, proprietäre Informationen, wie Standort, Finanzwert oder Mietkosten verfügt. Im konkreten Fall kam hinzu, dass unterschiedliche interne, externe und öffentliche Datenbanken an der Geschäftstätigkeit besagter Fonds beteiligt sind, darunter Land-, Gebäude- und Immobilienkataster sowie Grundbücher.

Noema Cooperating stand vor der Herausforderung ein Konzept zu entwickeln, dass eine Zusammenführung der relevanten Datenbanken ermöglicht. Von zentraler Bedeutung: Das zukünftige Konzept sollte ein einheitliches Datenmanagement sicherstellen, um Dateninkonsistenzen auszuschließen. In der Praxis bedeutete dies, dass die dokumentierten Immobilien über alle relevanten Daten verfügen mussten, welche wiederum identisch mit den zugehörigen Rechtsdokumenten und relevanten Register sind.

Die Lösung: eine horizontale Integrations-Plattform

Nach einer sorgfältigen IST-Analyse entwickelte das Team von Noema Cooperating das „Horizontal Integral Platform System“ - kurz HIPS. HIPS sieht eine zentrale Datenverwaltung und Integration von Geschäftsanwendungen für die wichtigsten Geschäftsobjekte (Immobilen, Geschäftspartner, Dokumente, Projekte etc.) vor. „Horizontal“ steht in diesem Fall stellvertretend für eine übergreifende Verknüpfung von Geschäftsbereichen und -prozessen. Der Begriff „Integral“ bezeichnet die Integration aller internen und externen Anwendungen über Webservices. Als Grundlage für das reibungslose Ineinandergreifen der Geschäftsprozesse dienten bewährte CURSOR-Entwicklungstools inklusive Business Process Modelling (BPM). Und das Ergebnis überzeugt:


„Durch die Zusammenführung der Datenbanken profitieren Geschäftspartner, die auf den Zugriff auf Online-Daten angewiesen sind, von der hohen Datenqualität. So können aktuelle Informationen jederzeit in benötigte Arbeitsprozesse eingebunden werden. Die Anwender werden über ein BPM-Modul, das die Arbeitsabläufe zwischen den einzelnen Geschäftsanwendungen verknüpft, Schritt für Schritt durch den Geschäftsprozess geführt“, Špela Popovič, CEO, Noema Cooperating (Foto: Noema)                               „Durch die Zusammenführung der Datenbanken profitieren Geschäftspartner, die auf den Zugriff auf Online-Daten angewiesen sind, von der hohen Datenqualität. So können aktuelle Informationen jederzeit in benötigte Arbeitsprozesse eingebunden werden. Die Anwender werden über ein BPM-Modul, das die Arbeitsabläufe zwischen den einzelnen Geschäftsanwendungen verknüpft, Schritt für Schritt durch den Geschäftsprozess geführt“, so Špela Popovič, CEO von Noema Cooperating, zu den Vorteilen. Zudem können diese zentral verfügbaren Informationen leicht analysiert und graphisch dargestellt werden. Auch der Zugriff per Single Sign-on und die Einbindung ins Active Directory ermöglicht eine einfache Verwaltung von Prozessen gemäß der Unternehmensrichtlinien. Neben den Standard-CRM-Funktionalitäten ermöglicht HIPS die Überwachung und Steuerung von Projekten (z.B. zwischen Kunde und Investor).


Zudem unterstützt HIPS auch maßgeblich im Bereich Kundensupport: Das Modul HIPS-SPOC (Single Point of Contact) sorgt für einen deutlich höheren Service-Level. Nutzer, wie zum Beispiel Mieter, können über verschiedene Kanäle (E-Mail, Internet, Telefon) mit dem Fonds kommunizieren. Das neu entwickelte Modul unterstützt im Anschluss durch ergänzende Funktionalitäten bei der Bereitstellung von Informationen im Call Center oder über entsprechenden Webkanäle (z.B. dem HIPS-Portal).

Ein Konzept, das auch in weiteren Ländern Schule machen könnte

Mit HIPS hat Noema Cooperating eine digitale Verwaltungsumgebung entwickelt, die das Management und die Optimierung von Geschäftsprozessen im Immobiliensektor auf ein neues Level hebt. Dieses Modell könnte, etwa im Management von Sozialwohnungen, auch in anderen europäischen Ländern Schule machen. Denn die Vorteile liegen auf der Hand: Informationen sind dank HIPS zentral verfügbar und entsprechend konsolidiert. Die Arbeit mit den Wohnungsfonds ist mit HIPS wesentlich flexibler, genauer und einfacher. Die Vorgaben von Geschäftsrichtlinien und Benutzerrechten wird auch auf granularer Ebene durch den Einsatz von BPM-Modulen professionalisiert.


„HIPS sorgt im Bereich Immobilienmanagement für einen echten Effizienzschub und bringt glasklare Wettbewerbsvorteile. Das ist Software die begeistert.“, Thomas Rühl, Vorstandsvorsitzender, CURSOR Software AG (Foto: CURSOR)Das hohe Maß an Flexibilität der Software ermöglicht zudem eine konsequente Weiterentwicklung. Wünsche seitens der Anwender und des Fonds-Managements sowie sich ändernde gesetzliche Vorgaben werden konsequent umgesetzt. So stellt HIPS für Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft eine lohnenswerte Investition in die Zukunft dar. Thomas Rühl, Vorstandvorsitzender der CURSOR Software AG: „HIPS sorgt im Bereich Immobilienmanagement für einen echten Effizienzschub und bringt glasklare Wettbewerbsvorteile. Das ist Software, die begeistert.“

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