EVI bei enwor: Angebotsmanagement aus einem Guss
Seit gut einem halben Jahr arbeitet die enwor - energie & wasser vor ort GmbH im Bereich Geschäftskunden mit der CRM-Software EVI von CURSOR. Insbesondere die integrierte Angebotskalkulation und das Management von Angeboten und Verträgen wurden von Grund auf neu gestaltet. Die Branchenlösung unterstützt und automatisiert die Abläufe durchgängig in einem Workflow. Für den Energiedienstleister aus Herzogenrath ist dies die Basis, die Vertriebsarbeit außerhalb des angestammten Versorgungsgebietes intensivieren zu können. Lesen Sie hier Auszüge des Titelberichts der Dezemberausgabe von BWK – Das Energie Fachmagazin. Gerne stellen wir Ihnen den kompletten Bericht als Sonderdruck zur Verfügung:
Neukundengewinnung deutschlandweit
Die enwor hat sich im liberalisierten Strommarkt mit bemerkenswertem Erfolg behauptet. Rund ein Drittel des Stromabsatzes von 330 Mio. kWh (2012) entfallen auf Kunden außerhalb des eigenen Netzgebietes. Dass zu den enwor-Kunden Gewerbe- und Industriebetriebe in ganz Deutschland zählen, basiert bislang zum größten Teil auf der Zusammenarbeit mit Energieberatern. Die bündeln für große Unternehmen den Energiebedarf und schreiben ihn aus. Für die enwor hat dieses Geschäftsmodell allerdings einen wesentlichen Nachteil: „Den Zuschlag erhält immer der günstigste Anbieter, Qualität zählt hier nicht“, so Vertriebsleiter Joachim Pritzkat. „Weil immer der Energieberater dazwischen steht, hat man auch keinen direkten Kontakt zu diesen Kunden und tut sich schwer mit Kundenbindungsmaßnahmen.“ Aus dieser Abhängigkeit löst sich die enwor und zukünftig verstärkt Kunden außerhalb des angestammten Stromversorgungsgebietes direkt zu gewinnen.
Prozessoptimierung und Informationstransparenz als Ziele Ein offensiv agierender Vertrieb benötigt automatisierte und fehlerfreie Geschäftsprozesse rund um das Angebots- und Vertragsmanagement. In der Vergangenheit behalf sich die enwor im Wesentlichen mit MS Excel und MS Word sowie dem Kalkulationswerkzeug AnKa-Fix – wie das ebenfalls verwendete EDM-System BelVis aus dem Hause Kisters stammend. In der Verbrauchsabrechnung kommt Lima zum Einsatz, ein System, der rhenag - Rheinische Energie Aktiengesellschaft. Die Systeme arbeiteten in der Vergangenheit nur unzureichend integriert. Entsprechend umständlich und potenziell fehlerbehaftet war es, Angebote zu kalkulieren und zu Papier zu bringen, Verträge zu erzeugen und zu verwalten und die Daten ins Abrechnungssystem zu übertragen. Ein anderes zentrales Argument für die Anschaffung eines CRM-Systems lag in der Notwendigkeit begründet, Kundeninformationen geordnet verwalten und nutzen zu können. „Da wir die Vertriebsarbeit auf mehrere Schultern verteilen wollten, brauchten wir eine CRM-Lösung, die alle Mitarbeiter über alle unsere Kunden informiert.“
Branchenlösung verringert Einführungsaufwand
Die Entscheidungen der enwor-Verantwortlichen für EVI von der CURSOR Software AG hatte im Wesentlichen zwei Gründe: Zum einen gilt das Gießener Softwarehaus aufgrund mehrerer erfolgreich realisierter CRM-Projekte bei Lima-Nutzern als Spezialist für diese Systemintegration. Man konnte also bis zu einem gewissen Grad auf eine vorkonfigurierte Schnittstelle zurückgreifen. Andererseits wusste Pritzkat aus früherer beruflicher Erfahrung, dass EVI schon in der Rohfassung sehr arbeitsfähig ist. „Wir verfügen ganz einfach nicht über die Manpower, um ein System von Grund auf für unsere Belange zu customizen. Deshalb war es wichtig, ein schon gut bestelltes Feld vorzufinden.“
Zusammenspiel der Systeme optimiert
Was das konkret bedeutet, beschreibt Pritzkat so: „Wir rufen den Kunden in EVI auf, springen zur Angebotskalkulation ab nach AnKa-Fix, das sich die entsprechenden Zeitreihen aus dem EDM-System holt. Das Kalkulationsergebnis landet anschließend automatisch in einem vorkonfiguriertem Angebotsdokument, das dann geprüft, gedruckt und verschickt werden kann. Alle Dokumente werden automatisch strukturiert abgelegt, damit man sie bei Bedarf unmittelbar wiederfindet. Insofern ist Evi für uns auch gleichzeitig eine Art Dokumentenmanagementsystem. Wenn der Kunde das Angebot annimmt, brauchen wir quasi nur noch auf einen Knopf zu drücken, um den Vertrag zu erzeugen. Kommt der Vertrag unterschrieben zurück, setzen wir im System ein Häkchen. Die Abteilungen für Beschaffung, GPKE-Prozesse und Abrechnung werden automatisch informiert. Dieses Zusammenspiel haben wir mit EVI optimiert.“
Hohe Datenqualität, geringe Fehlerquote
„Die Fehlergefahr ist stark minimiert worden“, ergänzt Suh, der maßgeblich am Design des Workflows mitgearbeitet hat. „Ziel war es, 90 bis 95 Prozent der Anforderungen durch das Customizing abzudecken. Das haben wir erreicht. Natürlich bleiben immer ein paar Dokumente übrig, die man nicht im Standard bearbeiten kann, aber das ist marginal. Schließlich haben wir in EVI immer noch die Möglichkeit, im letzten Schritt in das Dokument hineinzugehen und ggf. Änderungen vorzunehmen. Übertragungsfehler von der Angebotskalkulation ins Angebot oder in den Vertrag sind jedenfalls ausgeschlossen. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter heute ein Angebot versendet, kann er beruhigt und sicher sein, dass alle Daten stimmen.“
Weitere Informationen
- www.enwor-vorort.de
- Ausführliche Projektdarstellung im Fachmagazin BWK 11/12-2013